销售拿去投标，财务拿去审计，法务拿去核对条款，合同原件在不同部门之间转了一圈，回来时少了一页附件。没人说得清是在哪一双手上少的，也没人敢承认。
一、原件和扫描件要分开管
扫描件用于日常查阅，原件用于诉讼、审计、资质申报。两件事混在一起，原件就会被反复借出、反复复印，到头来不知道在谁手上。
- 一份原件归档，一份扫描件进系统
- 原件按编号存放，柜子上有位置索引
- 扫描件命名统一，含合同编号与客户名称
- 日常查阅只调扫描件，原件原则上不外借
二、借阅登记要写清五要素
借给谁、借什么、什么时候借、什么时候还、用途是什么。五个要素缺一个，事后就说不清。
- 借阅人签字，不接受口头或代借
- 用途写明，如审计、诉讼、资质申报
- 约定归还日期，到期提醒
- 归还时当面点页数，确认无缺页涂改
三、合同编号是整套规矩的地基
合同编号建议包含年份、类型、序号，纸质与电子保持一致。编号一旦确定不再更改，补充协议用后缀区分。
很多公司的问题不是没有归档，是同一份合同有三个编号：销售记一个、财务记一个、档案室记一个。对不上号，找起来就靠人，人一走就断。
四、到期与续签也挂在档案上
归档不只是存起来，还要能用。合同到期日、续签提醒、关联订单与回款，都应该能从合同档案里看到，而不是分别去问三个人。
档案做得好不好，检验标准很简单：随便抽一份合同，五分钟内能不能说清它在哪、谁借过、关联哪几笔回款。合同档案的难点在于跨部门共用，销售、财务、法务各有各的习惯。9527CRM 里合同与客户、订单、回款关联，原件位置与借阅记录也能登记，找合同不用再挨个问人。
