合同正文十页，签得整整齐齐。一年后客户说，你们当时承诺的三个功能没做。你翻出合同，正文里只写了按方案执行，而那份方案，谁也说不清是哪个版本。
附件为什么会消失
合同附件通常包括技术方案、报价单、工作说明书、验收标准、保密协议、资质文件、授权书。签的时候忙，正文签完就以为结束了；归档的时候随手一存，名字叫定稿版、定稿版2、发给客户的。等到要用，才发现不知道哪份算数。
还有一种情况：附件确实签了，但只在销售手里。销售离职，文件跟着走，公司这边只剩正文。客户拿得出附件，你拿不出，谈判从一开始就被动。
一份附件清单该列什么
附件清单不是把文件堆在一起，是给每份附件一个身份。
- 编号和名称：附件一技术方案，附件二报价单，按顺序排；
- 版本号和日期：写明是哪一版、什么时候出的；
- 页数和签章：多少页，是否双方签字盖章，是否需要骑缝章；
- 与正文的关系：写明附件与正文具有同等效力，冲突时以哪份为准。
末一条尤其重要。附件和正文打架的情况很常见，报价单写含运费，正文写运费另计，没有优先级约定，就只能扯皮。
签署时怎么保证对齐
正文和附件一起编页码，附件目录放在正文末尾，双方在目录页签字。多页附件加骑缝章，电子合同用带时间戳的签署平台，签署完成后整包下载存档。
如果是先签正文、后补附件，要签一份补充协议，写明补的是哪份附件、什么时候生效。只在内网发个文件、聊天里说一句，等于没补。
归档的命名规则
文件名统一成客户简称、合同编号、附件序号、名称、版本、日期，例如华东-2026-018-附件二-报价单-V3-20260612。规则看起来死板，但半年后要找东西的时候，会感谢当时的自己。
存档位置也要统一：一份在合同管理系统，一份在客户档案下，纸质件按编号归档。三处一致，才不会出现系统里有、柜子里没有的情况。
合同附件管得好，纠纷就少一半。9527CRM 里合同和客户档案关联，附件按清单上传，版本和签署日期都留痕，谁都能查到当前有效的是哪一份。
