系统弹出磁盘空间不足的提示，管理员上去一看，数据库只有几个 G，附件目录已经涨到七十多个 G。翻进去，三年前的项目图纸、重复上传的合同扫描件、工单里客户随手拍的照片，全在里面。删又不敢删，留又留不下。
一、先算清楚一年长多少
容量规划不需要精确到字节，把三类主要附件估一遍就够。客户档案的证照与资质、合同与报价的扫描件、工单里的现场照片，这三类通常占九成以上。算清楚之后，加盘、归档、压缩该做哪一件，心里就有数了。
二、举例说，一家两百客户的公司
假设存量客户两百家，每户平均十二份扫描件，每份一点五兆，存量约三点六吉。合同每年两百四十份，每份八页、每页三百千字节，折合二点四兆一份，一年约五百八十兆。工单照片每月三百张、每张一点二兆，一年约四点三吉。三块加起来，头一年新增约八点五吉，之后每年增量在五吉上下。单份数据五年约二十八吉，按生产、本地备份、异地备份三份算，接近九十吉。这个量对单台服务器不算大，但文件数量会让备份窗口从一小时拉长到四小时，恢复演练也变慢。
三、四类附件，四种保留期
- 证照资质：量小、长期有效，永久保留，到期前提醒更新
- 合同与报价：有法律效力的文件，按合同到期后再保留约定年限
- 工单照片：中期证据，解决后保留一至两年，过期转归档
- 聊天截图与临时文件：短期参考，三个月内清理，不进正式档案
四、三条治理动作，先做见效快的
- 上传前压缩：照片压到长边一千六百像素，扫描件用黑白或灰度，体积能降一半以上
- 按年度归档：超过两年的附件移到归档库，主库只留近期，查询时仍可调取
- 清理有规则：到期附件先标记、再通知、后清理，全程保留操作日志
五、备份别被附件拖垮
附件多了，全量备份的时间会成倍上涨，备份窗口挤占白天业务。做法是数据库每日全量、附件每周全量加每日增量，恢复演练按季度做一次，只恢复部分目录也要能跑通。备份文件同样占空间，保留份数与保留周期要一起定，别让备份把生产盘也撑满。
六、权限跟着客户走
附件不该独立授权，而是继承所属客户或合同的权限。销售能看到自己客户的合同扫描件，看不到别的区域；财务能看发票与回款凭证，看不到技术图纸。敏感附件单独加一层授权，下载留记录。权限设计得粗，附件越多，泄露面越大。
这套附件治理的做法，用 9527CRM 这类轻量级 CRM 的客户档案附件、合同附件与工单图片就能落地：附件按客户与合同归类，上传时自动压缩，超过保留期进入归档库，权限继承所属客户；由于支持私有化部署，附件存在企业自己的服务器上，容量按需加盘，单台服务器就能跑起来，规模扩大时也不用按存储量或人头另付订阅费，管理者要的是可控，不只是一套工具。
